Documentalist

Als documentalist zorg je voor het verzamelen, beheer en de toegankelijkheid van allerlei (vakgerichte) informatie voor de medewerkers van je organisatie en/of voor klanten. Het gaat vaak om informatie over actuele onderwerpen dus je moet op de hoogte blijven van recente ontwikkelingen die van toepassing zijn. De informatie die je nodig hebt wordt soms aangevraagd door medewerkers, maar moet je ook zelf actief uit bronnen (internet, tijdschriften/vakbladen, (studie)boeken, rapporten/onderzoeken, foto- en videodatabases, wet- en regelgeving) halen. Het werk is dus anders dan dat van een archivaris ofwel archiefbeheerder omdat je als documentalist meer te maken hebt met actuele informatie die je bovendien (pro-)actief aan de gebruikers aanbiedt.
Je werkt in een bibliotheek, mediatheek, documentatiecentrum, uitgeverij of bij een grotere organisatie met een eigen documentatieafdeling. Je werkt daar samen met documentatie medewerkers.

De taken van een documentalist zijn onder andere:

Recente ontwikkelingen in de betreffende vakgebieden volgen
Interessante uitgaven, artikelen, passages/fragmenten verzamelen
Documenten en abonnementen bestellen/aanschaffen
Informatie classificeren/categoriseren
Samenvattingen schrijven
Bewaartermijn bepalen
Informatie met bronvermeldingen en zoekwoorden beschikbaar en vindbaar maken in een digitaal systeem.
Relevante informatie bundelen en in periodiek informatiebulletin verspreiden onder de gebruikers
Informatiebehoefte onderzoeken
Informatieaanvragen van gebruikers beoordelen en bij goedkeuring (laten) bestellen

Persoonlijkheid Documentalist

Onderzoekend
Gestructureerd
Mensgericht

Het onderzoekende persoonstype is gericht op het verzamelen van gegevens en het vinden van verklaringen en oplossingen. Kernwoorden zijn observerend, analyserend en logisch redenerend. (Tip: onderzoek jezelf; doe de gratis persoonlijkheidstest!)

Het gestructureerde persoonstype is gericht op duidelijke, afgebakende werkzaamheden. Kernwoorden zijn systematisch, methodisch en risicomijdend.

Het mensgerichte persoonstype is gericht op contact met mensen. Kernwoorden zijn dienstverlenend, communicatief vaardig en samenwerkend (leestip: Karaktereigenschappen).

De persoonlijkheid van een Documentalist bestaat dus uit bovenstaande typeringen in volgorde van belangrijkheid weergegeven. Inzicht in je persoonlijkheid en karaktereigenschappen is vaak belangrijk in je carrière, bijvoorbeeld bij een sollicitatie. Wil je meer weten over jouw "personality"? Lees dan verder in het artikel Persoonlijkheid of doe één van de gratis of uitgebreide tests.

Competenties Documentalist

Analyseren
Beoordelen/Oordelen
Cliëntgericht zijn (Klantgerichtheid)
Initiatief nemen
Omgevingsbewustzijn (Maatschappijsensitiviteit)
Organisatiebewustzijn (Organisatiesensitiviteit)
Schriftelijk uitdrukken

Analyseren: De onderdelen van een probleem of situatie systematisch in onderdelen splitsen om het beter te kunnen begrijpen.

Beoordelen: Op basis van een (objectieve) benadering van feiten en criteria en een daaropvolgende logische conclusie een waardering toekennen.

Clientgericht zijn: Luisteren naar de (soms niet uitgesproken) wensen en behoeften van klanten/cliënten en hier rekening mee houden.

Initiatief nemen: Uit eigen beweging een voorstel, suggestie of idee communiceren en/of actie ondernemen, dus zonder dat iemand anders dit heeft gevraagd.

Omgevingsbewustzijn: Doorzien wat de invloed van de organisatie en haar acitiviteiten is op het maatschappelijk belang in de ruime zin (welzijn, natuur, werkgelegenheid enzovoorts) en om dit inzicht ook uit te dragen naar de betrokkenen.

Organisatiebewustzijn: Doorzien wat bepaalde acties, beslissingen en keuzes betekenen voor (delen van) de organisatie en om dit inzicht ook uit te dragen naar de betrokkenen.

Schriftelijk uitdrukken: Met gemak goed en vlot (Nederlands) kunnen schrijven. Dit is in veel beroepen belangrijk, maar vooral als er in het beroep meer schrijftaken zitten dan gemiddeld of als het schrijven voor een groter publiek is bedoeld.

Als je de beroepscompetenties hebt die hierboven worden beschreven, dan sluit dit beroep goed aan bij jouw talenten. Heb je de competenties (nog) niet dan kun je deze misschien ontwikkelen. Als je echt hele andere competenties hebt, dan is Documentalist misschien niet het juiste beroep voor je. Het is belangrijk dat je jouw competenties en talenten kunt gebruiken in je werk, dan heb je namelijk meer kans op een succesvolle carrière en op werkgeluk. Wil je meer weten over competenties in het algemeen? Ga dan eens naar het artikel Competenties. Je vindt daar ook de gratis competentietest.

Opleidingen, cursussen en trainingen Documentalist

Media en Informatie - WO Bachelor

Hierboven zie je de opleiding(en) voor het beroep Systeembeheerder op niveau 5 of 6 (Associate degree of Bachelor) die je aan een Hogeschool of Universiteit kunt volgen. Het kan zijn dat er nog geen opleiding gekoppeld is aan een beroep. We zijn druk bezig om hiervoor te zorgen. Kijk ondertussen gerust naar de informatie in het artikel HBO opleidingen.

Vacatures Documentalist

In de sector Media en communicatie zijn er veel beroepen en vacatures te vinden die zowel creatieve, technische als communicatieve vaardigheden van mensen vragen. Voor een grote groep mensen is dit een prachtige combinatie die het werken in deze sector zowel intensief als uitdagend en spannend maakt. Kijk ook eens bij andere beroepen dan Documentalist in deze sector in het artikel Sector Media en communicatie. Klik door om tips te lezen voor bijvoorbeeld je sollicitatiebrief of gewoon om in het algemeen meer te lezen over solliciteren.

LET OP: Op dit moment is de vacature tool niet beschikbaar. Binnenkort komt hier een vernieuwde lijst met actuele vacatures te staan voor Documentalist. Excuses voor het ongemak!

Wil je hulp bij het vinden van de juiste baan? Denk dan eens aan een uitgebreide algemene beroepentest. Dan zie je puur op basis van jouw persoonlijkheid, 100 passende beroepen per opleidingsniveau.